Privatlivspolitik for SKÖN Firmagaver

1. Dataansvarlig

SKÖNSHOP.DK / SKÖN By Dreier, CVR 39815516, Kirkegade 19, 6700 Esbjerg. Telefon 20 22 22 82. E-mail: kontakt@skonshop.dk.

2. Oplysninger vi behandler

Om virksomhedens gaveansvarlige behandler vi navn, arbejdsmail, telefon, virksomhedsnavn, CVR-, faktura- og leveringsoplysninger, loginoplysninger samt bestillingshistorik. Om medarbejdere kan vi behandle navn, arbejdsmail, invitationens status og gavevalg. Vi beder ikke om CPR-nummer eller følsomme personoplysninger.

3. Formål og grundlag

Oplysningerne bruges til at indgå og opfylde firmagaveaftalen, administrere portalen, registrere gavevalg, klargøre levering, fakturere og håndtere henvendelser eller reklamationer. Behandlingen sker som udgangspunkt for at opfylde aftalen med virksomheden, overholde retlige forpligtelser og varetage legitime interesser i sikker drift, dokumentation og kundeservice.

4. Medarbejderdata og rollefordeling

Kundevirksomheden skal sikre, at den lovligt kan give SKÖN de nødvendige medarbejderoplysninger og informere medarbejderne. Den endelige rollefordeling skal fremgå af aftalen. Hvis SKÖN behandler medarbejderdata alene efter virksomhedens instruks, skal der indgås en databehandleraftale.

5. Opbevaringsperioder

• Brugerkonto: så længe kontoen er aktiv og derefter normalt op til 12 måneder.
• Medarbejdernavn, arbejdsmail, invitationsstatus og gavevalg: normalt senest 90 dage efter gennemført levering.
• Henvendelser og support: normalt op til 24 måneder efter afslutning.
• Ordre-, faktura- og regnskabsoplysninger: som udgangspunkt fem år fra udgangen af det relevante regnskabsår.
• Sikkerheds- og hændelseslog: normalt op til 12 måneder.

En verserende reklamation, sikkerhedshændelse eller retlig forpligtelse kan nødvendiggøre længere opbevaring. Oplysninger slettes eller anonymiseres, når formålet og lovkrav ikke længere gør opbevaring nødvendig.

6. Databehandlere og modtagere

Vi benytter leverandører til drift og hosting af portal og database samt senere e-maillevering og eventuelt fakturering. Den aktuelle portal hostes via OpenAI Sites på Cloudflare-infrastruktur. En mailudbyder til automatiske servicemails er endnu ikke endeligt valgt.

SKÖN skal føre en opdateret intern oversigt med leverandør, formål, datalokalitet, underdatabehandlere, overførselsgrundlag og seneste kontrol. Nødvendige databehandleraftaler skal indgås, og leverandørerne skal følges op løbende.

7. Overførsel uden for EU/EØS

Hvis en leverandør behandler oplysninger uden for EU/EØS, skal overførslen ske på et gyldigt overførselsgrundlag og med relevante supplerende sikkerhedsforanstaltninger. Den konkrete vurdering dokumenteres i databehandleroversigten.

8. Sikkerhed

Virksomhedsbrugere kan kun se egne ordrer. Medarbejderlinks er personlige. SKÖN-administration er beskyttet af en særskilt rolle. Adgangskoder lagres ikke i læsbar form, og sessionscookies er nødvendige, HTTP-only og tidsbegrænsede.

9. Dine rettigheder

Du kan efter omstændighederne bede om indsigt, rettelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet eller gøre indsigelse. Kontakt kontakt@skonshop.dk. Du kan også klage til Datatilsynet.

10. Ændringer

Politikken opdateres, når behandlinger, leverandører eller regler ændrer sig. Datoen øverst viser den seneste version.